PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỪ XA UNIDUC

Trong thời buổi hiện nay, làm việc từ xa không còn là khái niệm xa lạ với các chủ doanh nghiệp. Do cách mạng công nghệ 4.0, dịch bệnh, thiên tai hay nhằm tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp, nhiều công ty đã lựa chọn phương án để cho nhân viên làm việc tại nhà. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tìm giải pháp để quản lý chặt chẽ quá trình này. Phần mềm quản lý công việc từ xa Uniduc chính là lời giải đáp.

I. Vì sao doanh nghiệp cần theo dõi và quản lý công việc từ xa?

Quản lý công việc từ xa vốn được chú trong bởi nhiều nhà quản lý. Việc quản lý, giám sát công việc từ xa giúp doanh nghiệp đạt những mục tiêu đã định, kịp thời phân bổ nguồn lực đúng người, đúng việc, đúng thời hạn hoàn thành.

Theo cách quản lý con người trong thời đại cách mạng công nghệ thông tin, có các nguyên tắc sau đây thường được các nhà lãnh đạo chú trọng:

  • Trao quyền cho nhân viên, gắn công việc với trách nhiệm của từng thành viên
  • Tăng cường thời gian lãnh đạo, giảm thời gian quản lý nhân viên, lấy chia sẻ, tạo động lực để nhân viên hoàn thành công việc
  • Kiểm soát về mặt hiệu quả công việc thay vì quản lý về mặt thời gian, không gian

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc từ xa, doanh nghiệp sẽ có thể:

  • Kịp thời hỗ trợ nhân viên trong việc định hướng, góp ý và hoàn thiện công việc
  • Xây dựng văn hóa kỷ luật tại nơi làm việc cũng như khi làm việc từ xa
  • Tối ưu năng suất nhân viên, tạo thói quen tự giác làm việc
  • Kịp thời phân bổ nguồn lực, chi phí hợp lý, tránh thất thoát

II. Các nhân tố cần có khi xây dựng đội nhóm làm việc từ xa.

1. Bồi dưỡng niềm tin.

Nếu muốn nhân viên tin cậy bạn thì trước hết bạn hãy tin tưởng họ. Để nhân viên cảm nhận được sự tín nhiệm từ bạn, hãy giao cho họ các dự án quan trọng, khuyến khích các sáng kiến mới hoặc nếu có thể thì bạn hãy cho họ cơ hội làm việc từ xa. Từ đó có thể chứng minh rằng bạn tin tưởng vào sự tự giác và năng lực của nhân viên dù ở trong hoặc ngoài văn phòng. Lãnh đạo không chỉ là hoàn thành công việc của một người sếp mà còn là giúp nhân viên của bạn phát triển tốt nhất có thể.

2. Lên kế hoạch cụ thể và bám sát danh sách những việc cần làm.

Kể cả khi làm việc trong hay ngoài văn phòng thì cũng cần lên kế hoạch, công việc, người thực hiện, thời gian hoàn thành một cách cụ thể và chi tiết. Đặc biệt là với mô hình làm việc từ xa thì việc này càng phải chi tiết hơn hơn bằng văn bản hay phần mềm. Kế hoạch và công việc trực quan nhờ công nghệ thông tin sẽ giúp nhóm trở nên mạnh mẽ hơn, hiểu ý nhau hơn để từ đó hoạt động tốt hơn.

3. Chú trọng quản lý công việc.

Mỗi cá nhân đều có khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau và kết quả công việc là chỉ số đáng tin cậy nhất khi làm việc từ xa. Các đánh giá tổng thể được thực hiện dựa trên kết quả làm việc của nhân viên. Vì vậy, người quản lý cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu rõ ràng. Họ cần có kỹ năng quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể, việc gì, ai làm, thời gian nào hoàn thành. Sau đó tiến hành kiểm tra, đốc thúc để đội nhóm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

4. Phần mềm quản lý làm việc nhóm.

Khi xây dựng nhóm làm việc từ xa, bạn không nên bỏ qua phần mềm quản lý kế hoạch công việc nhóm.

Với sự phát triển vượt bậc của internet và điện thoại thông minh thì việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý, điều hành công việc là điều dễ dàng. Hiện nay có nhiều phần mềm cho phép chúng ta lập kế hoạch, phân bổ công việc cho nhân viên, trao đổi tương tác nhắc nhở làm việc đúng hẹn.

III. Nhà quản lý sẽ quản lý nhân viên từ xa như thế nào?

Nhà quản lý sẽ dựa vào đặc trưng và cách quản lý nhân viên của mình để đưa ra những yếu tố cần quản lý con người khi làm việc từ xa. Cấp lãnh đạo cần nắm được:

  • Những đầu việc đã giao cho nhân viên
  • Thời hạn hoàn thành công việc
  • Tiến độ thực hiện công việc của nhân viên và của toàn dự án
  • Kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo tiến độ để có những điều chỉnh, góp ý kịp thời ngay trong quá trình làm việc

IV. Phần mềm quản lý công việc từ xa Uniduc.

Với sứ mệnh tạo ra các gói giải pháp công nghệ cao nhằm phục vụ doanh nghiệp một cách tốt nhất, chúng tôi đã nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý công việc từ xa Uniduc. Phần mềm của chúng tôi có các chức năng chính là giao việc, quản lý tiến độ, kiểm soát và phân bổ công việc của các thành viên trong dự án hay phòng ban. Phần mềm giúp cho nhà quản lý biết được những đầu việc, thời hạn hoàn thành và tiến độ, kết quả thực hiện công việc của nhân viên từ xa ngay trên các thiết bị máy tính, điện thoại có kết nối mạng mà trang technetvietnam biết được

1. Kiểm soát các đầu việc của nhân viên/ dự án/ phòng ban.

Phần mềm quản lý công việc từ xa Uniduc giúp CEO, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt mọi đầu việc đã giao cho nhân viên, bộ phận hay dự án một cách chi tiết nhất chỉ trên một hệ thống duy nhất thay vì trên nhiều công cụ như Chat, email, tin nhắn,… Phần mềm giúp chúng ta hạn chế tối đa tình trạng bỏ sót công việc, không kiểm soát được những công việc đã giao cho nhân viên.

Nhà lãnh đạo hoàn toàn yên tâm về vấn đề kiểm soát các đầu việc với những thông tin được cung cấp như:

  • Công việc gì? Ai là người phụ trách chính? Những người tham gia trong dự án
  • Tất cả những công việc cần phê duyệt
  • Công việc cần giao mới theo kế hoạch
  • Nhắc việc cho nhân viên

2. Theo dõi tiến độ công việc của từng dự án.

Phần mềm theo dõi công việc từ xa này mang lại nhiều lợi ích cho nhà quản lý khi họ có thể nắm bắt tức thời mọi tiến độ công việc trực quan một cách nhanh nhất. Thay vì đi hỏi từng nhân viên, tổ chức các buổi họp để đánh giá và nghe báo cáo tiến độ, nhân viên sẽ chủ động điền tiến độ hoàn thành công việc theo thực tế để nhà quản lý nắm được thông tin cụ thể, đúng với tiến độ thực tế.

Nếu một dự án hay công việc có nhiều công việc con, phần mềm quản lý công việc từ xa Uniduc sẽ tự động tính toán tiến độ công việc để đảm bảo thông tin tiến độ luôn xác thực.

3. Phê duyệt công việc từ xa.

Thông thường, các cách phê duyệt công việc truyền thống qua bản cứng hay email gây tốn thời gian cho các lãnh đạo. Thậm chí họ không thể sắp xếp lịch họp để đánh giá, phê duyệt công việc cho cấp dưới.

Tuy nhiên, phần mềm của chúng tôi hoàn toàn có thể khắc phục các nhược điểm trên bằng cách gửi notify và email tự động cho nhà quản lý các công việc được cấp dưới đệ trình. Khi truy cập phần mềm, lãnh đạo có thể cùng lúc nắm bắt tiến độ, xem công việc cần phê duyệt với file kết quả được đính kèm. Như vậy, họ có thể chủ động thời gian và không mất quá lâu để đánh giá công việc, góp ý với nhân viên qua khung chat nếu có điều chỉnh hoặc phê duyệt nếu công việc hoàn thành tốt.

4. Theo dõi tình trạng phân bổ công việc.

Hệ thống báo cáo trên phần mềm có những phân tích chuyên sâu về tiến độ, năng suất của nhân viên, thực trạng phân bổ nguồn lực để nhà quản lý có thể điều chỉnh nhân sự kịp thời:

  • Dễ dàng kiểm tra khối lượng công việc của nhân viên để điều chỉnh cho phù hợp
  • Dự án nào thừa người, thiếu người, cần bổ sung nhân sự thì sẽ cất nhắc phân bổ nhân sự từ dự án khác sang để hỗ trợ

Phần mềm quản lý công việc từ xa Uniduc là công cụ cần thiết và đặc biệt hữu ích để doanh nghiệp có thể quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả. Đây là phần mềm theo dõi công việc từ xa đáng để doanh nghiệp trải nghiệm và đưa vào sử dụng, nhất là trong thời kỳ số hóa và bệnh dịch như hiện nay.

 

Leave a Reply

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud